Zit je met je handen in het haar vanwege de hoge kantooruitgaven? Het is dan tijd om die onder de loep te nemen en te kijken bij welke kantooruitgaven je kunt doen aan besparingen. Kantooruitgaven zoals aparatuur voor kantoor, kantoorartikelen en papier zijn noodzakelijk maar tot op welke hoogte? Waarom meer uitgeven als je hetzelfde waar krijgt voor minder geld?

Met de volgende besparingstip ben je zeker uit de brand geholpen:

• Overweeg de juiste grootte voor je kantoor

Een grotere kantoorruimte in Amsterdam houdt in dat de huurkosten ook hoog zijn. Als een grote kantoorruimte niet efficiënt in gebruik wordt genomen is de extra ruimte overbodig en is het alleen maar vergooid geld. Richt je kantoor zodanig in dat elke vierkante meter efficiënt gebruikt word. Ga na of jouw kantoor te groot is voor je bedrijf en bespaar hiermee duizenden euro’s op jaarbasis. Heb je toch extra ruimte dat niet gebruikt wordt dan kun je deze extra ruimte onderverhuren. Verifieer eerst of het juridisch uitvoerbaar is.

• Doe je aankopen slim

Het doen van bulk inkopen is kostenbesparend omdat je bij het afnemen van grote aantallen een speciale prijs betaald. Bulk inkopen kun je doen voor papier en andere kantoorartikelen, onderhoudsartikelen maar ook computersystemen. Het is raadzaam slechts bulkinkopen te doen voor items die vaker worden gebruikt. Gebruik je een bepaald item niet regelmatig dan is bulk inkopen overbodig. Met een goede inventaris houd je de aankoop en het gebruik van de in grote aantallen gekochte artikelen bij. Cruciaal is ook dat de artikelen efficiënt moeten worden gebruikt. Probeer bij de vaste leveranciers af te dingen. Wie goed kan afdingen, houdt meer geld over. Afdingen lijkt soms brutaal maar het loont. Bedrijven zullen voor je klantloyaliteit bereid zijn om kortingen te geven, probeer het eens.

• Recycle indien mogelijk

Je kunt door wat creativiteit aan de dag te leggen een heleboel kosten besparen. Je kunt bijvoorbeeld de achterkant van oud papier als kladpapier gebruiken. Oude dozen kun je bekleden met behang om het representatief te maken en deze gebruiken als archiefdozen. Je kunt ook leuke pennenhouders creëren voor je bureau. Ga even na wat je kunt hergebruiken en vermijdt hiermee onnodige kosten.

• Koop tweedehandse kantoorapparatuur en –meubels die noodzakelijk zijn

Je kunt op Marktplaats en eBay heel wat tweedehandse kantoormeubels en kantoorapparatuur die nog in goede staat zijn, kopen voor een appel en een ei. Hiermee heb je heel wat euro’s bespaart voor kantoorinrichting. Een drinkwatercooler is tegenwoordig niet meer weg te denken op kantoor. Het stimuleert het drinken van water en daarmee ook een goede lifestyle onder je collega’s. Zou je dan nog een koelkast moeten aanschaffen? Bedenk eerst of dit echt nodig is voordat je je geld daarin investeert.

• Wees een voorstaander van thuiswerken

Met flexwerken kun je gewoon thuiswerken en bespaar je heel wat kosten van kantoorruimte. Je kunt met cloudservices en andere software heel gemakkelijk in contact blijven met je collega’s.

Een kantoor huren kost veel geld en is behalve duur soms ook onnodig. Bepaalde werkzaamheden hoeven niet per se op kantoor gedaan te worden. Probeer eens deze besparingstips en houd meer geld over om elders te investeren.

Steeds vaker kiezen mensen ervoor om hun sollicitatiebrieven en CV’s via email op te sturen in plaats van met de post. Het is een stuk sneller en men hoeft niet meer op zoek te gaan naar enveloppen en postzegels. Er zijn echter wel een aantal punten waarop gelet moet worden bij het solliciteren via email.

Email adres voor sollicitaties

Gebruik voor het solliciteren via email een neutraal en formeel email adres. Het handigste is een adres waarin uw naam voorkomt, bijvoorbeeld; voornaam-achternaam@email.com. Maak eventueel een nieuwe adres aan. Er zijn op internet verschillende sites waar je snel en gratis een e-mailadres aan kunt maken, denk bijvoorbeeld aan Hotmail en Gmail.

Zorg er in ieder geval voor dat je geen adres gebruikt, waardoor je niet serieus overkomt, bijvoorbeeld jokertjuh@email.nl. Gebruik je een oud adres, vergeet dan niet voor de zekerheid naar de instellingen te kijken. Het kan best zijn dat je vroeger een andere naam hebt opgegeven bij het aanmaken van het adres, waardoor de ontvanger deze te zien krijgt in plaats van jouw voor en achternaam.

Bijlagen

De sollicitatiebrief en het cv kun je het beste opnemen in de bijlage. Email programma’s verschillen nou eenmaal, waardoor de opmaak van jouw perfecte brief er heel anders uit kan komen te zien bij de ontvanger. Het handigste is om de brieven op te nemen in een gangbare vorm, bijvoorbeeld als Worddocumenten (extensie .doc). Zo weet je zeker dat de ontvanger ze ook kan openen en lezen.

Geef de documenten een betekenisvolle naam, bijvoorbeeld Sollicitatiebrief – Voornaam Achternaam en CV – Voornaam Achternaam. Op deze manier is het voor de ontvanger in een opzicht duidelijk wat de inhoud is van de documenten.

Begeleidende tekst bij het solliciteren via email

Natuurlijk moet je wel iets van tekst toevoegen aan de email. Je kunt moeilijk een email met alleen maar bijlagen sturen. Schrijf deze tekst eerst in word en kopieer en plak hem daarna naar het email programma. Op deze manier voorkom je typefouten. De tekst hoeft niet lang te zijn, maar hou het wel formeel.

Vergeet niet in de onderwerpregel te vermelden om welke vacature het gaat en zorg ervoor dat de email naar de juiste persoon gaat. Stuur de brief niet naar een algemeen email adres, behalve als hier in de vacature specifiek om gevraagd word. Een e-mail kan in een algemene inbox namelijk sneller over het hoofd worden gezien.