De voordelen van project portfolio management

0

Bij veel teams in bedrijven is er binnen de bedrijfsstructuur een standaard programma dat gebruikt wordt voor het bewaken van de deadlines, verdeling van taken en een overzicht van de projecten. Dit is een zogenaamd projectmanagement programma. Nu zijn er ook portfolio management programma’s, die net wat meer doen. Met het project portfolio management wordt er een mogelijk geboden die niet meer focust op de losse taken, maar op het geheel. Hiermee wordt alle belangrijke informatie naast elkaar beschikbaar gesteld, zodat u door het bos weer de bomen kan zien en de projecten een boost krijgen.

De vijf focuspunten

Het portfolio management systeem focust zich op vijf verschillende hoofdpunten. Dit zijn budget, kwaliteit, risico, tijd en capaciteit. Elk van deze punten zorgt er op zijn eigen manier voor, dat u uw doelstellingen kunt behalen op een effectieve manier. Het eerste punt, budget, zorgt er voor dat u als bedrijf een groter overzicht heeft van de kosten van het project. De investeringen, budgetten en andere kosten gerelateerde posten kunnen hier in een overzicht worden weergegeven en gekoppeld worden aan het financiële systeem. Bij het focuspunt kwaliteit, wordt er met name een verbinding gezocht tussen de verschillende doelen, de uitvoering hiervan en de opvolging. Dit bijvoorbeeld door gebruik te maken van overzichtelijke rapportages.

Risico, tijd en capaciteit

Omdat er altijd risico’s aan een werk project verbonden zijn, is de project portfolio management module zo ingericht dat er een helder overzicht weergegeven kan worden met de risico’s. Op deze manier is er te registreren welke kans er is op de risico’s, de impact ervan en welke maatregelen in plaats zijn. De capaciteit die beschikbaar is en de tijdsbesteding van deze capaciteit, is te monitoren op teamniveau en individueel niveau. Daarnaast kunt u planningsoverzicht krijgen aan de hand van diagrammen en weet iedereen precies wat er van hen verwacht wordt. Zo is de genoteerde tijd te vergelijken met de beschikbare capaciteit en houdt u met het bedrijf de grip op de kosten van het project.